Vår organisation och styrning

Fastighetsavdelningen
Fastighetsavdelningen ansvarar för fastighetsförvaltning, teknik, utemiljö, lokaluthyrning, bostadsuthyrning samt kundservice. Inom fastighetsavdelningen finns även tio geografiskt indelade förvaltningsteam som ansvarar för skötsel och underhåll av fastigheterna.  ProjektutvecklingsavdelningenProjektutvecklingsavdelningen ansvarar för projektutveckling, nybyggnation och större underhålls- och ombyggnadsprojekt. Avdelningen har även kompetens inom stadsutveckling och hållbarhet.

Avdelningen Kvalitet och hållbarhet
Avdelningen Kvalitet och hållbarhet ansvarar för områdena digital utveckling, informationsförvaltning, miljö, kvalitetsledning, projektstyrning, marknadsanalys, social hållbarhet samt juridik och säkerhet.

Ekonomiavdelningen
Ekonomiavdelningen ansvarar för controlling, redovisning, analys och värdering, inköp och upphandling samt hyresförhandling.

Familjebostäders styrelse utses av Stockholms stads kommunfullmäktige och har motsvarande mandatfördelning som kommunfullmäktige. Styrelsen består av sju ledamöter och sju suppleanter. Under 2024 hade styrelsen sex möten. Mötena och dess handlingar finns att nå via Meetings.

Styrelsen har tillsammans med bolagets verkställande ledning det operativa ansvaret för att Kommunfullmäktiges ägardirektiv och beslut verkställs. Uppföljning av mål och indikatorer sker tertialvis till Stockholms Stadshus AB i stadens gemensamma system för intern styrning och ledning (ILS). Hur väl bolaget uppfyller ägarens direktiv följs upp av moderbolaget Stockholms Stadshus AB i samband med tertialbokslut samt i den årliga revision som stadens revisorer genomför av verksamheten.

Styrelsen hade per 2024-12-31 följande sammansättning:

2024-02-19 beslutade kommunfullmäktige att entlediga ordinarie ledamot Tareq Hassan. Han ersattes av tidigare suppleanten Magnus Grönlund. Till ny suppleant valdes Robin Vamos Fecher.

Jonas Schneider avgick som vd på Familjebostäder 2024-09-30. Ekonomichef Karin Jacobsson är tillförordnad i väntan på tillsättning av ny vd. Karin utsågs även till vice vd, vilket är en ny roll på bolaget. Ledningsgruppen består utöver vd av avdelningscheferna för Fastighet, Projektutveckling, Kvalitet och hållbarhet, Ekonomi, HR och Kommunikation. Företagsledningen hade per 2024-12-31 följande sammansättning: 

Affärsplanen anger bolagets övergripande mål och inriktning under en femårsperiod. Familjebostäders affärsplan har tre övergripande målområden som pekar ut riktningen för verksamheten; Stockholms nöjdaste hyresgäster, Minskad klimatpåverkan samt Lönsamhet och finansiell stabilitet. För att vi ska nå vår vision och våra övergripande mål har vi identifierat fem strategier: tillit, medarbetardrivet, värdeskapande, hållbart och digitalt. Strategierna hjälper oss att navigera och skapa önskade förflyttningar.  

Genom att ta tillvara varandras kompetenser och ta ett gemensamt ansvar ökar möjligheten att nå uppsatta mål. Det gäller internt inom och mellan bolagets enheter, avdelningar och processer, men också externt där vi aktivt bidrar till eller söker samverkan med andra aktörer.

Systematiskt kvalitetsarbete

Processbaserad verksamhetsutveckling

All verksamhetsutveckling planeras, följs upp och utvecklas systematiskt. För att få en tydlig helhetsbild och kunna sätta kundens behov i centrum arbetar vi med processbaserad verksamhetsutveckling utifrån några identifierade kärnprocesser, stöd- och ledningsprocesser. Styrkan är att flera kompetenser i bolaget samverkar för att driva igenom förbättringar. Det sattes tydliga mål för varje process baserat på bolagets övergripande mål. Vi identifierade också vilka digitala tjänster som behöver förbättras för att bättre möta kundens behov.

Revisioner

Auktoriserade externa revisorer granskar räkenskaperna och den finansiella informationen. Revisonen utfördes under januari 2025 av EY. Stockholms stads lekmannarevisorer, som är förtroendevalda av kommunfullmäktige, har i uppdrag att utvärdera hur bolaget genomfört kommunfullmäktiges direktiv. Granskningarna genomförs av stadens revisionskontor. Utöver den årliga revisionen granskades bolagets internkontrollarbete kopplat till hantering av maskiner och inventarier, direktupphandling samt intern kontroll inom bostadsuthyrningsverksamheten. De granskningar som genomfördes under 2023 följdes upp.

I enlighet med miljöledningssystemet ISO 14001:2015 genomfördes en extern och en intern miljörevision. Kopplat till miljöledningssystemet genomfördes miljörevisioner med stickprovskontroll hos ramavtalsupphandlade entreprenörer för att följa upp ställda miljökrav i avtal. 

Familjebostäders verksamhet påverkas av utvecklingen i världen. Vi gör en löpande omvärldsanalys för att kunna arbeta systematiskt och proaktivt med händelser som kan påverka oss negativt. Genom att hantera risker på ett effektivt sätt kan vi ha en beredskap för oförutsedda händelser som kan leda till negativa konsekvenser för vår verksamhet och våra hyresgäster. Att tidigt upptäcka potentiella risker kan också innebära en möjlighet att förbättra och utveckla verksamheten. Vi strävar efter att alla medarbetare ska känna till hur risker i arbetet ska hanteras. 

Övergripande riskanalys och hantering

Varje år analyserar vi de risker som kan påverka vår verksamhet. Vi inventerar, bedömer och sammanställer risker och möjligheter. Bolagets ledare har det yttersta ansvaret för att säkerställa att riskerna hanteras på ett effektivt sätt och att alla nödvändiga åtgärder vidtas för att minimera eventuella negativa effekter.

Riskgradering och anpassning

För varje identifierad risk uppskattar vi hur stor den är – låg, medel eller hög - och vad som kan hända om den blir verklighet. Det hjälper oss att prioritera och fokusera på de viktigaste riskerna. Vi jobbar ständigt med att förbättra vår riskhantering och anpassa oss till förändringar i vår omvärld.

Varje år görs en översyn av bolagets övergripande styrdokument och stadens gemensamma styrdokument för att de ska vara uppdaterade och aktuella. De är en viktig del i arbetet för en god intern styrning och kontroll. Stadsgemensamma program, policyer och riktlinjer antas i Familjebostäders styrelse på uppdrag av koncernstyrelsen i Stockholms Stadshus AB och genomförs sedan i bolaget. Samtliga riktlinjer och policyer är tillgängliga för medarbetare på bolagets intranät.

Nedan återges exempel på risker som bolaget värderade högt under 2024:

Mänskliga rättigheter/Ökad otrygghet

Risk: Brister hos leverantörer rörande arbetsmiljö och säkerhet, till exempel svartarbete på byggarbetsplatser, avfallshantering, föreningssamarbeten.

• Hantering: Medlemskap i Rättvist byggande. Krav, rutiner och uppföljning.
• Möjligheter: Förebyggande arbete och systematisk uppföljning minskar risk för ekonomisk brottslighet.

Risk: Ökad segregation och gängkriminalitet i samhället kan skapa otrygghet bland hyresgäster.

• Hantering: Förebyggande underhåll, löpande tillsyn, hantera fel och avvikelser effektivt, information om insatser.
• Möjligheter: Satsningar på trygghet stärker hyresgästernas förtroende. Det bidrar också till en trivsam boendemiljö.

Förändrat klimat

Risk: Ökat extremväder översvämningar och värmeböljor, kan medföra skador på fastigheter.

• Hantering: Drift- och underhållsplanering. Identifiera och åtgärda riskutsatta fastigheter.
• Möjligheter: Anpassa fastigheter och investera i hållbara lösningar kan minska sårbarheten vid extremväder.

Organisation

Risk: Att inte kunna rekrytera och behålla personal med rätt kompetens.

• Hantering: Tydlig rekryteringsprocess.
  Avgångsenkät till alla som slutar för att identifiera förbättringsmöjligheter.
• Möjligheter: En förbättrad arbetsgivarprofil kan öka bolagets attraktionskraft och möjliggöra rekrytering av framtida medarbetare.

Antikorruption

Risk: Otillräcklig kontroll och kunskap om mutor och korruption.

• Hantering: Nyanställda går utbildning i stadens policy om mutor och gåvor. Information om rutiner på intranätet.
• Möjligheter: Ett systematiskt arbete mot mutor och korruption stärker förtroendet för Familjebostäder både internt och externt.

Sociala förhållanden

Risk: Bristande kontroll vid lägenhetsuthyrning.

• Hantering: Tydliga rutiner och kontroller i samband med uthyrning. Rutin där två personer i förening granskar och attesterar hyresavtal. Särskilt fokus på kontroller för att motverka oriktiga hyresförhållanden.
• Möjligheter: Systematiskt arbete med oriktiga hyresförhållanden gör att fler lägenheter friställs och hyrs ut rättvist.  

Konjunktur

Risk: Fastigheter riskerar en värdenedgång p.g.a. ex. förändrade marknadsförutsättningar.

• Hantering: Marknadsmässiga krav på avkastning på investerat kapital. Kontinuerlig uppföljning och analys med kompetens inom fastighetsanalys.
• Möjligheter: Genom noggrann marknadsvärdering kan bolaget identifiera utvecklingsmöjligheter och förbättra sin finansiella styrning.

Ränte- och finansieringsrisk

Risk: Höjda räntor leder till ökade finansierings-kostnader med påverkan på bolagets resultat och investeringsmöjligheter.

• Hantering: Långsiktig finansieringsplanering, omförhandling av lån, omvärldsbevakning. 
• Möjligheter: En effektiv finansiell strategi kan skapa utrymme för nya investeringar och bidra till stabilitet även under ekonomiskt osäkra tider.

Fastighetskostnader

Risk: Den allmänna kostnadsutvecklingen ger ökade kostnader för fastighetsförvaltning. Bristande kostnadsstyrning kan ge förhöjda underhållskostnader. 

• Hantering: Ekonomisk styrning med kontinuerlig uppföljning, hantering av avvikelser, avtalsuppföljning.
• Möjligheter: Effektiv ekonomisk styrning stärker bolagets motståndskraft och möjliggör prioriterade satsningar som bidrar till långsiktig hållbarhet.

Hyresintäkter

Risk: Hyreshöjningar som inte följer den allmänna kostnadsutvecklingen. Risk för ökade vakanser och tomställningar. 

• Hantering: Strategiskt arbete med hyresförhandlingar. En god och förebyggande förvaltning och trygghetsarbete stärker attraktivitet och kundnöjdhet.
• Möjligheter: Aktivt arbete med att utveckla bolagets fastigheter kan stärka bolagets intäktsbas och framtida utveckling.

Risk: Minskad betalningsförmåga hos lokalhyresgäster.

• Hantering: Uppföljning och kontroller löpande och i samband med tecknande av hyresavtal.
• Möjligheter: Följa upp betalningar systematiskt minskar risk för uteblivna betalningar och säkerställer stabila intäkter.

Klimatpåverkan

Risk: Nyproducerade hus når inte ställda klimatbelastningskrav.

• Hantering: Kontinuerlig uppföljning av beslutade åtgärder. Omvärldsbevakning och branschsamverkan.
• Möjligheter:Investeringar i klimatvänliga lösningar och energieffektiva material kan stärka Familjebostäders hållbarhetsarbete och sänka långsiktiga driftskostnader.

Projektgenomförande

Risk: Brister i övergången från nyproduktion till förvaltning.

• Hantering: Processutveckling och intern samverkan i tidiga skeden. Löpande uppföljning. Säkerställa korrekta och uppdaterade tekniska krav och anvisningar.
• Möjligheter: Effektiv samverkan gör att vi kan optimera driften av nya fastigheter och stärka relationerna med nya hyresgäster. 

Risk: Ökade kostnader på grund av bristande projektstyrning. 

• Hantering: Intern utbildning. Tydliga riktlinjer och krav på leverantörer och entrepre-nörer. Löpande uppföljning.
• Förbättrad projektstyrning ger bättre användning av bolagets resurser. 

IT- och informationssäkerhet

Risk: Störningar, systemfel eller driftstopp.

• Hantering: Kontinuitetsplan. Förebyggande åtgärder/insatser.
• Möjligheter: Att investera i robusta IT-lösningar och kontinuitetsplaner minskar risken för driftstopp.

Familjebostäder har en beredskap för att hantera situationer som kan innebära risker för bolaget. Vi arbetar systematiskt med risk- och sårbarhetsanalyser enligt Stockholms stads anvisningar för att minimera risker i bolaget och staden och för att förbättra vår förmåga att förebygga, motstå och hantera kriser och extraordinära händelser.

Vi är en del av Stockholms stads civila beredskap med räddningstjänst och befolkningsskydd. Vid händelse av ökad beredskap tillhandahåller vi skyddsrum. Skyddsrummen inventerades och vi planerar nu för att återställa dem i godkänt skick.

Krishantering

Familjebostäders centrala krisledningsorganisation består av företagsledningen, säkerhetschef, bolagsjurist och flera nyckelpersoner från bolagets olika verksamheter. Under året skedde skjutningar och sprängningar i och i närheten av Familjebostäders fastigheter. Händelserna hanterades av Polismyndigheten, räddningstjänsten och Familjebostäders medarbetare.

Mindre allvarliga fel åtgärdas direkt av Familjebostäders fastighetsjour i samverkan med Familjebostäders beredskapsfunktion, som är bemannad dygnet runt av medarbetare med god kännedom om verksamheten. De kan agera snabbt i samverkan med Stockholms stad, myndigheter och andra externa aktörer samt initiera intern krisledning.